経費と領収書


2018/3/26

経費とは損益計算書の「販売費及び一般管理費」と呼ばれる費用に関する部分で、その項目(勘定科目)は種々雑多です。

経費を項目別(勘定科目別)に分類集計し、それを分析・検討することは経営者であれば誰もが考えます。無駄な経費を抑えることは経営の鉄則であり、そのためには経費についてのデータを欠かすことができません。

経費を把握する(会計ソフトの試算表と総勘定元帳を活用する)

経費を把握する一番単純な方法は、領収書を項目別(勘定科目別)に分けてそれを集計するという方法です。しかし、このような方法によらなくても、会計ソフトを使用していれば損益計算書(月次の試算表)の「販売費及び一般管理費」の箇所を活用すれば、経費の項目別(勘定科目別)の金額を容易に知ることができます。さらに、総勘定元帳をたどれば、各支出の内容を調べることもできます。

経費を計上するタイミング

経費に関しても発生主義で計上しなければなりませんが、少額な経費については現金主義(支払いの時点)で計上することが一般的です。また、毎月ほぼ一定額が生じる経費は、現金主義で計上しても発生主義と結果に大差はありません。

しかし、重要な経費(その処理が決算書の結果に重要な影響を及ぼす経費)については発生主義で計上しなければなりません。

費用を繰り越す(前払費用など)

経費を費用として計上するには「消費」「消耗」「滅失」「使用」「利用」していなければなりません。そうでなければ、たとえ支払いが済んでいたとしても費用として計上することはできません。支払いが済んでいなくても、この条件を満たしていれば費用として計上できます。

〇消耗品(事務用品、包装資材など)
使わなければ費用にはなりません。

〇プリペイドカード、切手、印紙
これも使わなければ費用にはなりません。

〇旅費や飲食代金
サービスの提供を受けなければ費用にはなりません。旅費ならば旅行が終わらなければ、飲食代金ならば飲食を済ませなければなりません。

〇家賃、保険料、借入利息
対象となる期間が経過しなければ費用とはなりません。例えば、1月分の家賃であれば、1月が済むまで費用とはなりません。

〇建物や車両などの固定資産
長期間にわたって使用するので、減価償却という計算手続で複数の事業年度の費用とします。減価償却は使用を開始するまでできません。

目に見える物は消えてなくなる、サービスは提供を受けなければならないということです。試算表では費用として処理していても、「消費」「消耗」「滅失」「使用」「利用」していない部分は、決算書においては減額し翌事業年度に繰り越すという処理をしなければなりません。

「(費用になるまで)帳簿に書いてはいけないということですか?」

この話をすると必ずある質問です。そうではありません。すでに記載した帳簿はそのままです。費用を繰り越すための「仕訳」をするのです。この仕訳は入出金とは関係しません。この仕訳をした結果、該当する費用の勘定科目は減額されます。

費用を繰越した場合、貸借対照表に「前払費用」「前渡金」「貯蔵品」「建物、車両運搬具(いずれも固定資産)」などの勘定科目が表れます。翌事業年度以降の費用にするためプールしておくのです。

★支払った時点で費用とすることが認められる場合もある(税務上の扱い)

会計理論的には正しくはありませんが、税務上の扱いとして、下記の条件を満たしているならば、支払った時点で費用とすることが認められる場合もあります。

〇家賃や保険料などの支払いを毎事業年度継続して前払いしている(ただし、1年分までとする)
〇常備の消耗品(事務用品や包装資材など)を毎事業年度継続して一定数量まとめて購入している

このような場合は、支払った時点で費用としても毎期ほぼ同額の費用が計上されるので、特定の年度に多額の費用が計上されるというアンバランスが起こりません。そこで、支払った時点に全額を費用とすることも認めているのです。

経費の未払計上(未払金と未払費用)

費用は「消費」「消耗」「滅失」「使用」「利用」していれば、たとえ支払いが済んでいなくても、費用として計上できます。いわゆる「未払金」と「未払費用」です。

◆未払金

すでに物の引渡しやサービス提供は受けているけれども、約束の支払期日が到来していないので支払いを済ませていないものをいいます。例えば、支払いを月末締めの翌月10日払いとしている場合、3月付の請求書で4月10日支払った分は3月末には未払金となります。

◆未払費用

期間の経過に応じて発生する、借入金の利息、給料、賃借料などで、すでに一定の期間が経過しているけれども支払期日が到来していないので支払いを済ませていない部分をいいます。上記の未払金がすでに請求書が送られてきているのに対して、未払費用は請求書がないので自ら計算しなければなりません。

領収書の入手(経費を支払った証拠)

経費に関しては帳簿に記録することと並んで、経費を支払ったという証拠である領収書の入手と保存が大切です。

◆領収書とは?

領収書は出金の事実や内容を証明するための書類です。しかし、領収書は出金の事実や内容を証明する唯一絶対の手段ではなく、ひとつの手段に過ぎません。簡単に偽造、改ざんが行えるからです。出金の事実や内容は、資金の流れ、事業内容、規模その他を多面的に検討し判断されます。「領収書さえあれば・・・」という安易な考えは大変危険です。

◆領収書の記載内容

発行した者の正式な社印が押されているものから、レシート、メモ書きまでと様々です。なお、銀行振込みで支払った場合は金融機関が発行する振込金受領書(受取書)が領収書となります。領収書と呼ぶからには、「日付」「宛先」「金額」「領収内容」「発行者名とその所在地」が記載されたものを入手したいものです。

◆領収書が無い

出金があったならば、金額の大小に関係なく必ず領収書を入手しなければなりませんが、領収書がない場合には次のように対処しなければなりません。

○領収書の入手を忘れた、紛失した場合
至急発行してもらいます。相手先が拒む場合があります。そのときは帳簿に出金内容を明瞭に記載し、領収書に代わる書類(請求書、納品書、注文書など)を残しておくしかありません。

○領収書が無いのが当然の場合
◇電車賃
利用者と交通経路を記載した記録(現金出納帳、旅費明細、出金伝票など)を残しておきます。ただし、電子マネーで支払った場合には利用明細などを残すことができます。
◇販売機、券売機での購入(ジュース、食券など)
いつ、どこで、誰がという記録(現金出納帳、出金伝票など)を残しておきます。ただし、電子マネーで支払った場合には利用明細などを残すことができます。
◇香典、祝金
案内状やお礼状を残しておきます。
◇預金口座振替で領収書の発行が省略されているもの(保険料、月会費など)
通帳は当然として、毎月の振替金額を取り決めたときの契約書を残しておきます。

領収書の保存方法(あとから探すときのことを想定する)

領収書は、あとから探すときのことを想定して保存しなければなりません。

◆日付順に保存する

領収書は日付順に保存しておけば探しやすいです。

交際費勘定の総勘定元帳に、「平成30年2月10日、レストラン○○で△△氏と会食、32,400円」と記載されているとします。この領収書を探す場合、領収書がバラバラに箱に詰められた状態で保存されていては探すのに相当苦労します。ですから、領収書は日付順に保存しなければならないのです。

◆総勘定元帳と領収書の日付が異なる場合

総勘定元帳の日付と領収書の日付が異なる場合があります。例えば、出張旅費の精算をする場合です。出張旅費の精算は出張から帰ってからになりますので、領収書の日付よりも総勘定元帳の日付のほうが後になります。このような場合は、「総勘定元帳には領収書の日付」、「領収書には総勘定元帳の日付」を記載し、領収書を日付順に保存しておけばよいです。

小さい会社の場合には、代表者が立替払いをしておき、後日、精算するということがあります。このような場合も、総勘定元帳の日付と領収書の日付が異なりますので、同じ要領で処理します。

◆請求書と領収書

請求書が発行されてそれに対して支払った領収書については次のように保存します。

○請求書の日付順に領収書とセットで保存する
経費を発生主義で計上している場合はこの方法がよいです。総勘定元帳の経費勘定科目の日付は請求書の日付となっているので、このほうが総勘定元帳から「請求(発生)→支払い(領収書)」とたどりやすいからです。総勘定元帳の支払記録(現金や預金)から請求書や領収書にたどれるよう、支払記録の部分には「請求書の日付」を記載しておく必要があります。

○領収書の日付順に請求書とセットで保存する
経費を現金主義で計上している場合はこの方法がよいです。現金主義ですので、請求書の日付は関係ありません。請求書の日付は「参考」にしか過ぎません。

◆その他

○領収書の紛失防止
領収書は紛失を防止するため、スクラップブックや台紙(複数枚を紐で束ねます)に貼り付けます。あまりにも多くの枚数を重ねて貼るとめくりにくいですので注意が必要です。

○領収書を分類する
領収書の枚数が増えてくると、領収書を、月別、支払方法別(現金払い、振込み払いなど)、支払先別などに分類することも必要になってきます。

経費の勘定科目

経費の勘定科目は種々雑多で、勘定科目の決定に迷うことがあります。勘定科目に関しては、「勘定科目の一覧と解説(無料相談もできる)」をご覧ください。