買掛帳


2018/3/26

売上から売上原価を差し引いたものを売上総利益(粗利)といいます。売上原価を計算するには、仕入れた商品を「販売された分」と「販売されていない部分」に区分けしなければなりません。これが、案外難しいのです。計算の仕方によって利益が大きく異なる場合もあります。

買掛帳(仕入帳、仕入先元帳などとも呼ばれる)

仕入に関する帳簿は、「買掛帳」「仕入帳」「仕入先元帳」などと呼ばれ、この帳簿で「仕入という費用」の集計と「買掛金という負債」の算出を行います。仕入を集計するため、「何時」「誰から」「何を」「いくらで」仕入れたかを記録しなければなりません。買掛金を算出するため、代金を「何時」「誰から」「いくら」支払ったかを記録しなければなりません。

記録と計算は「誰に」という単位でします。「どの仕入先から」、「どれだけ仕入れたのか(請求があったのか)」、「支払ったのか」、「支払っていない金額はいくらあるのか」がこの帳簿に記録されなければなりません。

いわゆる仕入在庫管理ソフトでは、買掛帳は必ず作成できるようになっている帳簿です。買掛帳は支払業務と直結した帳簿です。買掛帳がなければ、どこに、どれだけ支払うかがわかりません。買掛帳は欠かすことのできない重要な帳簿なのです。

買掛金一覧表(複数の仕入先を一覧にして概観する)

買掛帳は個々の仕入先ごとに、どの商品を仕入れたかまで記録されますが、複数の仕入先についての概略を同時に把握するのには不向きです。そこで、各仕入先の「仕入」「支払」「買掛金残高」を一覧にした「買掛金一覧表」などと呼ばれる表を作成します(月単位で作成します)。この表も買掛帳同様、仕入在庫管理ソフトで必ず作成できるようなっています。

仕入は商品が納品された時点に計上する

仕入は商品が納品された日付で計上します。商慣習上、代金の支払いは後日であることから代金の支払いを待たずして仕入を計上するのです。後日、返品や値引きが生じた場合にはその時点で仕入を減額します。

締め日(しめび)

買掛帳の作成においては「締め日」を設ける必要があります。締め日とは、仕入を集計する期間です。「月末締め(毎月1日から末日まで)」、「20日締め(毎月21日から翌月20日まで)」といった具合に1か月単位に設定するのが一般的です。

仕入の計上は納品された日にしますが、この作業をリアルタイムに行えない場合があります。そこで、締め日が過ぎた時点で、期間中の納品記録を漏れなく収集して、その分の仕入計上をするという作業が必要となります。

締め日の翌日から事業年度末までの仕入

締め日と事業年度末が「ずれる」場合があります。締め日が20日で事業年度末が月末の場合です。このような場合は、事業年度が終了する月に限って締め日の翌日(21日)から事業年度終了日(月末)までの仕入を特別に集計しなければなりません。なお、翌事業年度の最初の月の仕入は1日から20日までの分となります。

買掛金残高の確認

締め日における買掛金の残高は「前回の締め日の残高+期間中の仕入−期間中の代金支払」でなければなりません。この状態になっていないということは何らかの処理誤りがあるということです。原因を追及してしかるべき処理をしなければなりません。

売上原価と在庫

納品された商品は仕入という費用勘定に計上されますが、その金額は販売された分と未販売の分に区分しなければなりません。販売された部分のみが売上原価として費用処理され、未販売の部分は在庫として繰り越されます。これを事業年度で考えれば次のとおりの算式になります。

仕入(納品)=売上原価(販売済み)+在庫(未販売)

仕入−在庫=売上原価

事業年度の初めに在庫があるとすれば次のようになります。

事業年度初めの在庫+仕入=売上原価+事業年度末の在庫

事業年度初めの在庫+仕入−事業年度末の在庫=売上原価

損益計算書における売上原価の表示

売上原価は損益計算書では次のように表示されます。

期首商品棚卸高・・・100
当期商品仕入高・・・800
合計・・・・・・・・900
期末商品棚卸高・・△150
売上原価・・・・・・750

在庫のことを「棚卸高」と呼びます。

事業年度末在庫の集計

事業年度末の在庫金額は次のようにして計算します。

「商品ごと」の年度末数量×「商品ごと」の仕入単価=「商品ごと」の在庫金額

これを「全商品」について合計しなければなりません。

事業年度末の在庫数量は、年度末数量は商品の出入りを記録した帳簿(商品有高帳、商品台帳などと呼ばれる)、あるいは実地棚卸(実際に商品数量を数える)で把握することができます。

問題は仕入単価です。仕入単価が一定している場合はともかくとして、変動している場合はどの単価を採用するかが問題となります。これについては、「先入先出法」「移動平均法」「総平均法」「最終仕入原価法」などがありますが(簿記の教科書で説明されています)、ほとんどの中小零細企業は「最終仕入原価法」によっています。計算が簡単だからです(帳簿が不要)。

最終仕入原価法の場合、仕入単価は事業年度末にもっとも近いものによります。例えば、A商品を次のような仕入単価で仕入れたとします(事業年度末は3月31日)。

1月20日・・・100円(100個)
2月5日・・・・105円(100個)
2月19日・・・103円(100個)
3月15日・・・108円(100個)
3月28日・・・200円(100個)

そして、この合計である500個がそのまま在庫として残ったとします。

それでも、3月28日の200円が期末在庫500個の計算に用いる仕入単価です。それにしても、急激に仕入単価が上昇していますね!

「えっ???」、「平均で考えれば・・・」、しかし、最終仕入原価法の場合には200円です。

請求書さえあれば・・・(買掛帳が不要な場合も)

仕入の集計は仕入先が発行してくれる請求書さえあればできるかもしれません。しかし、請求書が間違っているということも少なからずありますので、自ら計算した金額(買掛帳の金額)と請求書との照合作業を欠かすことができません。

ただし、仕入先も仕入点数も極めて少ない場合にはこの方法でよいと思います。

現金仕入の買掛帳における扱い

現金仕入(仕入れたその場で代金を支払う仕入)の買掛帳における扱いをどうするかが問題となります。買掛帳は買掛金残高を算出するための帳簿であると考えるならば、現金仕入は買掛帳には記載しないということになります。仕入を集計するための帳簿と考えるならば、現金仕入も買掛帳に記載しなければなりません。

現金仕入を買掛帳に記載しない場合には、現金仕入は総勘定元帳に直接記載することになります。また、現金仕入と掛仕入の両方がある仕入先の仕入は、買掛帳の掛仕入と総勘定元帳に記載した現金仕入の合計となります。

帳簿以外に保存しなければならない資料

仕入に関する帳簿は買掛帳ですが、それ以外に仕入や買掛金に関する下記の資料を保存しておく必要があります。買掛帳の記載事項を証明するためです。

契約書
注文書控
納品書
請求書
領収書
預金通帳

注文(契約)から納品、代金の支払いまでのプロセスに関する記録を残す必要があります。

在庫の明細(実地棚卸の記録)

仕入れた商品は「販売された分」と「販売されていない分」に区分けしなければなりません。そして、後者、いわゆる在庫については明細を保存しておかなければなりません。事業年度末に在庫としてある「各商品」の「数量×仕入単価=在庫金額」という記録です。

買掛帳では「販売された分」と「販売されていない分」に区分けはされていません。この区分けをして売上原価を算出するため実地棚卸をして在庫の明細を作成しなければならないのです。帳簿から在庫の数量を計算できる場合でも、帳簿と実際の数量の一致を確かめるために実地棚卸はしなければなりません。この作業は、在庫を持つ業種では非常に大切です。この作業なくして決算は終わりません。