築山公認会計士事務所(大阪市北区与力町1−5与力町パークビル7F)

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導入・設定
(内容)2014年7月19日現在

1.基本情報の設定

会社の名称、事業年度、製造勘定の有無などを入力します。なお、設定事項によっては期中に変更できないものもありますので熟慮の後に設定を行ってください。

2.消費税の設定

(1)消費税の課税事業者の場合は課税事業者を選択します
(2)課税事業者を選択したならば消費税の申告方法を選択します(原則課税、簡易課税の別)
(3)消費税の会計処理を選択します(税込処理、税抜処理の別)

3.勘定科目の設定

既定の勘定科目で十分ですが、どうしても不足する場合は追加してください。なお、削除はあまりしないのが賢明です。後から必要になることもあるからです。大半の財務会計ソフトの勘定科目は、「卸売業」「小売 業」「製造業」を前提としています。そんなことから、「建設業」「運送業」「サービス業」などには勘定科目名がなじまないかと思います。その場合は、既定の勘定科目を修正(上書き)するのが一般的です。
(例)既定勘定科目の「売上高」→建設業の場合の「完成工事高」

4.補助科目の設定

次の勘定科目は、補助科目を設定するのが通常です。
(1)預金関係
銀行別・預金口座別に設定します。
(2)売掛金
得意先別に設定します。
(3)買掛金
仕入先別に設定します。
(4)借入金
銀行別・契約別に設定します。
(5)預り金
源泉所得税、住民税、社会保険料の別に設定するのが一般的です。

あまり補助科目を設定しすぎると入力が複雑になりますので、過不足のない補助科目数にしてください(取引の少ない補助科目は「その他」などとして総括する)。また、不要となった補助科目は新年度にでも削除し てください。

5.開始残高の入力

前年度の貸借対照表や科目明細書などを参考に入力してください。入力後、1ヵ月目の試算表を出力し、前期繰越残高が前期末の貸借対照表と一致していることを確かめてください。
(注)開始残高は必ず税務署に提出した貸借対照表や科目明細書で入力してください。

6.部門の登録

部門が明確に分かれている場合は導入時点から設定しておいてください。部門別損益を把握するに当たっては、比較的部門分けが容易な売上高、仕入高、人件費(給料、法定福利費など)などのみならず、複数 の部門に共通して発生する費用(租税公課、支払利息など)を各部門に配分しなければなりません。これが大変です。

7.状況の変化

企業は生き物で日々変化しています。一度確立した設定では対処できない取引が発生することもありえます。その際は、再度財務会計ソフトの設定を見直す必要があります。当初の設定を見直す必要がある場合 は次のとおりです。
(1)消費税の課税事業者に該当するようになった
(2)異業種に参入することになった
(3)決済方法を変更した(手形取引の開始など)
(4)グループ会社取引の増加
(5)海外取引の増加
(6)支店の開設

8.導入に失敗した場合

決算や申告は、企業の意思に関わらず期限が来れば行わなければなりません。その意味で、財務会計ソフトの導入に失敗は許されません。しかし、惜しくも失敗した場合は次のとおり対処するしかありません。

(1)会計事務所に入力代行をしてもらう
この場合、報酬は導入当初の月(試算表や総勘定元帳が存在しなくなった月)から支払う必要があります。会計事務所は経理業務がストップしている会社からの依頼を警戒します(特に融資申込みに必要な決算 書の緊急作成)。多額な報酬の支払能力への疑念と空白期間中の不手際の責任転嫁を恐れるからです。
(2)経理担当者の交代
他人が投げ出した仕事のフォローほど大変なことはありません。同じ轍を踏まないための配慮が必要です。経理担当者の能力不足はともかくとして、社長さんの無理難題が理由で退職した場合には方向転換が必 要です。
(3)ソフトメーカーへの責任追及
一部ソフトメーカーによっては「誇大広告」とも解釈できる広告をしています。ソフト購入時にはソフトメーカーに十分な問い合わせをする必要があります。さらに、購入後の導入時にはサポートセンターを徹底活用し てください。

9.業種・業態による導入難易度

当然、仕訳の件数と種類が少ないほど導入は容易です。業種としては、製造業よりもサービス業の方が仕入がない分だけ仕訳数も種類も少ないので導入は容易です。また、同一業種でも得意先や仕入先の件 数、決済条件(手形取引の有無など)によって仕訳数も種類も異なってきますので導入の難易度は異なってきます。


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公認会計士 築山 哲(日本公認会計士協会 登録番号10160番)


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