築山公認会計士事務所(大阪市北区与力町1−5与力町パークビル7F)

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試算表の仕組み(導入の前提)
(内容)2014年7月19日現在

1.財務会計ソフト導入の前提

簿記知識の乏しい人が、財務会計ソフトを使いこなすのはかなり困難です。財務会計ソフトの導入に先立ち、仕訳から試算表ができるまでの仕組みについて最低限の理解をしておく必要があります。その後、会計 事務所や簿記の知識がある人にアドバイスを受けながら業務を確立し、さらに可能な限り業務を定型化するのが賢明かと思います。また、それらの人に定期的な点検を受け、場合によっては軌道修正を行わなけ ればなりません。

中小零細企業の場合、あまり帳簿体系は複雑ではありません。業務の定型化さえできていれば、大半が毎月同じことの繰り返しです。冷たいいい方かもしれませんが、そのうちに慣れてきますのでそれまでの辛抱 です。また、慣れるまでは「節税」「決算対策」「経費削減」などの願望を抱くことは禁物です。財務会計ソフト導入には、社長さんの「立ち止まる勇気」が必要です。また、財務会計ソフトを導入すれば会社の経理内 容が「明瞭」になります。さらに、会計原則を遵守した「適法な処理」を心がけてください。

《会計の前提》
(1)会計単位と会計事象の認識
会社の会計は会社の事業活動の損益と財産の変動記録にほかなりません。社長さんの私的費用は役員報酬の中から支払い、会社の会計に含めてはいけません。また、グループ会社がある場合は各社の損益と 財産を明確に区分しておく必要があります。会計記録の対象となるのは会計事象(会計上の取引)に限られます。自社の会計事象を明確に認識しておく必要があります。
(2)記録の客観性
会計記録は客観的な証拠に基づいて行う必要があります。客観的な証拠の種類は多種多様ですが、これに関しては「日常の経理業務はどうすればよいのか」の「主な帳簿の作成方法と試算表」をご参照ください。
(3)記録の網羅性
すべての会計上の取引を記録しなければなりません。不都合な取引の除外は会計記録の歪曲になるのは当然として、それを発見できる機能を会計は有しています。したがって第三者には一目瞭然です。
(4)利害調整と関連法規(経営者の欲望の排除)
会計は利害調整を目的とします。株主、債権者、税務当局、経営者などの利害は異なりますが、特定の者にのみ都合のよい処理をすることは許されません。そんなことから、会計には多くの関連法規が存在します

「会計事務所に干渉されず自由に経理をしたい(しかも安価に)」という理由で財務会計ソフト導入をすることがあります。「存在価値のほとんどない会計事務所」が存在するのも事実ですが、「自社で完璧な経理が できる会社」もほとんど存在しません。会計の不備はすぐさま表面化することはありません。しかし、数年後に問題が表面化したときには「修復・救済不能」なことがあります。そして、ほとんどの場合に金銭的打撃 (融資が受けられない、追徴課税される)を受けます。安易な会計事務所離れは禁物です。

2.個々の仕訳と試算表の関係

試算表は個々の取引の集計です。取引とは一般の意味での取引ではなく、簿記において帳簿へ記入を要する事象です。この取引を、漏れなく、金額も内容も正しく仕訳し、財務会計ソフトに入力しない限り正確な 試算表は完成しません。特に、試算表作成において厄介となるのは「入出金と損益の違い」と「貸借対照表の存在」です。財務会計ソフトの導入と運用にあたって何よりも大事なのは、自社の仕訳とは何かを把握 し、仕訳の網羅性と正確性が確保された後に入力することです。そして、入力が済んだなら残高試算表を通帳残高、給与台帳、売掛帳、買掛帳などの事実関係を表示する基礎資料と照合してみることです。

試算表の数字が次のような場合は、仕訳あるいは入力のいずれかが間違っているということです。
(1)預金通帳の残高と試算表の預金勘定の残高が違う
(2)給与台帳の支給総額と試算表の給与勘定が違う
(3)売掛帳の売上高・売掛金残高と試算表の売上高、売掛金勘定が違う
(4)買掛帳の仕入高・買掛金残高と試算表の仕入高、買掛金勘定が違う

3.入出金と損益計算の違い

入出金(現金と預金の増減)と損益の違いの一例は次のとおりです。

(1)取引先から100,000円の代金が手数料500円差引かれて入金された
入金としては99,500円(100,000−500)です。しかし、損益は違います。100,000円の売上(収益)と500円の振込手数料(費用)として記録(仕訳)します。
(2)給与総額200,000円から源泉所得税10,000円を差引いて支払った
出金としては190,000円(200,000−10,000)です。しかし損益では200,000円を給与(費用)として計上し、10,000円は預り金(負債)として計上します。
(3)決算にあたり車両の減価償却費を計上した
入出金は一切ありません。しかし、減価償却費という費用が計上され、車両という資産が減少します。
(4)手元の現金を普通預金に預け入れた
入出金(現金と預金のトータルしての増減)はありません。しかし、簿記においては仕訳を起こさなければなりません。そうでないと試算表の現金残高が実際より多く、普通預金が少なく表示されるからです。

4.貸借対照表の存在

簿記をわからなくしているのが貸借対照表です。「資産合計3000万円」と聞いても実感の湧かない社長さんが大半です。実は、貸借対照表の存在が複式簿記の難しいところであるとともに、正確性を確保している 理由でもあるのです。収益(売上)や費用(仕入、給料、家賃など)の背後で、必ず資産(現金、預金、売掛金など)と負債(買掛金、支払手形など)が動いています。貸借対照表は、損益(収益−費用)と資産・負債 の増減を連動させることによって会計記録の正確性を確保する役目を果たしているのです。

一年間の利益は、次の二通りの方法で把握することができます。
(1)一年間の利益=収益−費用
(2)一年間の利益=年度末純資産(資本)−年度初純資産(資本)、純資産(資本)=資産−負債
この関係が複式簿記の網羅性なのです。都合の悪い入出金を除外した(入力しない)場合、損益計算書は一見立派にできているように見えますが、貸借対照表がでたらめで経理処理のずさんさがばれてしまいま す。貸借対照表の現金や預金の残高(いずれも資産)と現実がかけ離れているからです(手元現金の残高や預金通帳の残高)。

5.表と裏(借方と貸方)

複式簿記では取引を両面から捉えます。売掛金の入金が当座預金にあった場合は「当座預金/売掛金」、旅費を現金で支払った場合は「旅費/現金」といった具合に取引の両面を捉えて処理します。また、この 両面の金額は必ず一致します。この「鉄則」を誤った場合は、正確な試算表は完成しません。財務会計ソフトでは、両面の金額が不一致の場合は入力を受け付けてくれません。しかし、借方と貸方さえ一致してい れば勘定科目が間違っていても入力は受け付けてくれます。やはり、財務会計ソフトといえども人間による確認が必要です。

6.総勘定元帳の役割

総勘定元帳は試算表への集計過程を示す明細です。一定時点の現金が、何時の残高からどのように増減してその残高になったか、一定期間の交通費の内訳は何なのか、総勘定元帳を構成するのは個々の仕 訳です。税務署や金融機関などは、総勘定元帳の提示を要求してきます。決算書や試算表の中身と真偽が知りたいからです。

7.必要な基礎資料(入力原票)

コンピューターを駆使し業務能率の飛躍的向上を成し遂げた業種は数多くあります。しかし、これらを可能にしたのはコンピューターの存在だけではありません。コンピューターに人間が与える「正しい命令」と「命令 を与えるルール」の存在を忘れてはいけません。

銀行でATMを使えるようになるにはキャッシュカードが必要です。それには面倒でも、申込用紙を書かなければなりません。入出金するにしても、自ら計算した結果を定型化された画面に入力しなければなりませ ん。財務会計ソフトも同じです。「正しい命令」は金銭出納帳、預金通帳、請求一覧表などの基礎資料で、「命令を与えるルール」が入力画面なのです。命令を与えるルールは財務会計ソフトが提供してくれます。し かし、正しい命令はユーザー自身で根気よく、試行錯誤を繰り返しながら作成するしかありません。さらに、命令を与えるルールと命令の処理は複式簿記を前提としています。

会計事務所に試算表作成を依頼されている場合は、次の帳簿をご用意されているかと思います。自社で財務会計ソフトを導入運用する場合の基礎資料(入力原票)となりますので、今後も作成してください。
(1)金銭出納帳
(2)預金出納帳(預金通帳)
(3)売掛帳
(4)買掛帳
(5)手形記入帳
(6)給与台帳
「財務会計ソフトで作成できるので不要では」とお考えかもしれません。確かに導入が進めば不要な帳簿もあります。しかし、それは慣れてからにしてください。入力(仕訳)の網羅性を確保するには当分の間は基礎 資料の存在が不可欠となります。


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公認会計士 築山 哲(日本公認会計士協会 登録番号10160番)


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